Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.) – zalety i wady

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.) jest jedną z najczęściej wybieranych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Jej popularność wynika z wielu czynników, jednak należy mieć również na uwadze, jakim rodzajom biznesu szczególnie się przysłuży jej założenie.

Charakterystyka spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, określana też często skrótowo jako spółka z o.o.,  posiada kapitał  i osobowość prawną. Oznacza to, że samodzielnie występuje w relacjach handlowych. To ją odróżnia na przykład od spółki cywilnej. W spółce cywilnej to bowiem wspólnicy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze, a nie sama spółka, zawierają umowy.  Spółka z o.o. może być utworzona przez jedną lub więcej osób. Zarówno osób fizycznych, jak i osób prawnych (na przykład innych spółek). Jednoosobowa spółka z o.o. nie może być jednak zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o.

Założenie spółki z o.o. następuje poprzez zawarcie umowy spółki. Zwykle następuje to w formie aktu notarialnego. W takiej też formie należy dokonywać następnie wszelkich zmian w umowie. Istnieje jednak możliwość zawarcia umowy spółki drogą elektroniczną przy użyciu wzorca umowy. Następnie konieczne jest pokrycie kapitału zakładowego spółki oraz rejestracja spółki w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Minimalna wysokość kapitału to 5 000 zł.

Cechą charakterystyczną spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jest wskazana w samej nazwie, ograniczona odpowiedzialność wspólników spółki. To ją odróżnia od innych form prowadzenia działalności gospodarczej.

Rejestracja spółki z o.o.

Obecnie istnieją dwa sposoby rejestracji spółki z o.o.:

– tradycyjny, polegający na składaniu wniosku wraz z wszystkimi koniecznymi dokumentami do sądu w formie papierowej, oraz

– elektroniczny, w którym spółkę z o.o. rejestruje się przez system S-24.

Forma rejestracji powinna być dostosowana do oczekiwań wspólników.

Rejestracja w sposób tradycyjny

Rejestracja w trybie zwykłym dokonywana jest na podstawie wniosku składanego na urzędowym formularzu KRS-W3. Do formularza należy dołączyć szereg dokumentów wymienionych w Kodeksie spółek handlowych oraz ustawie o KRS. Najważniejszym z nich jest umowa spółki. Umowa ta, jak już wspomniano, musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Koszty jej zawarcia zależą od wysokości określonego w niej kapitału zakładowego. W przypadku najniższego możliwego kapitału zakładowego, czyli 5000 zł, maksymalna taksa notarialna wynosi 160 zł. Z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje tak zwana spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji.

W porównaniu z formą elektroniczną, rejestracja spółki z o.o. w sposób tradycyjny może być szczególnie korzystna dla osób, które chciałyby zawrzeć w umowie niestandardowe postanowienia. Takie postanowienia mogą być na przykład związane z pokryciem kapitału zakładowego poprzez wniesienie aportu. Można również precyzyjne uregulować wzajemne stosunki między wspólnikami, w tym zobowiązania lub świadczenia.

Tryb zwykły jest jednak bardziej kosztowny niż zawarcie umowy spółki w formie elektronicznej. Oprócz wspomnianej wyżej taksy notarialnej, konieczne jest również wniesienie innych opłat. Za wpis do Krajowego Rejestru Sądowego w wysokości 500 zł, a także za ogłoszenie tego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100 zł. Ponadto czas oczekiwania na rejestrację spółki jest zacznie dłuższy – od miesiąca do dwóch miesięcy.

Elektroniczna rejestracja spółki

Jest to mniej skomplikowany i czasochłonny sposób na wpisanie spółki do KRS. Dokonuje się jej poprzez udostępniony przez Ministerstwo Sprawiedliwości portal S-24. W ramach tego trybu rejestracji należy przede wszystkim wypełnić w portalu umowę spółki. Wypełnia się też pozostałe dokumenty, których dołączenie jest wymagane do wpisu. Niektóre dokumenty nie znajdują się w systemie S-24, w związku z czym konieczne jest dołączenie ich jako dokumenty zewnętrzne.

Rejestracja w trybie S-24 jest mniej kosztownym rozwiązaniem. Nie trzeba uiszczać taksy notarialnej. Ponadto opłata za wpis do KRS wynosi 250 zł, a za ogłoszenie wpisu w MSiG należy zapłacić 100 zł. Zaletą jest również szybkość rejestracji. Wniosek jest rozpatrywany nawet w jeden dzień.

Rejestracja w formie elektronicznej jest jednak korzystnym rozwiązaniem głównie dla prostych spółek (w tym np. spółek jednoosobowych). Umowa spółki generowana w systemie S-24 jest bowiem uproszczona. Przykładowo, nie da się w niej zawrzeć postanowień dotyczących wystąpienia wspólnika ze spółki czy wniesienia aportu. Ponadto wymagane jest posiadanie konta na portalu S-24 przez wszystkich wspólników lub inne osoby, które będą podpisywały wniosek o rejestrację. Dokumenty podpisywane są kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Należy tu nadmienić, że planowana na marzec 2020 r. pełna informatyzacja postępowania przed Krajowym Rejestrem Sądowym została odroczona do 1 marca 2021. Do tego czasu możliwe jest więc korzystanie z obu sposobów rejestracji spółki z o.o.

Zalety spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Jedną z największych zalet spółki z o.o. jest ograniczona odpowiedzialność jej wspólników. Wspólnicy nie odpowiadają bowiem za zobowiązania spółki. Oznacza to, że wspólnicy nie ryzykują majątkiem własnym. W przypadku, gdy spółka ma zobowiązania, wspólnicy odpowiadają tylko do wysokości wniesionych wkładów.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest również stosunkowo elastyczną formą prawną i może być wykorzystywana dla różnych rodzajów działalności. Możliwe jest bowiem zarówno podjęcie indywidualnej (jednoosobowej) działalności w ramach spółki jednoosobowej, jak i budowa bardziej skomplikowanej struktury spółki (obejmującej wiele podmiotów) np. w przypadku przedsięwzięć na większą skalę. Taka funkcjonalność spółki jest dodatkowo wzmocniona faktem, że minimalny kapitał zakładowy spółki jest stosunkowo niski. W porównaniu do spółki akcyjnej, w której kapitał zakładowy musi wynosić co najmniej 100 000 zł, kapitał zakładowy w wysokości 5 000 zł stanowi niski próg wejścia.

Istotną zaletą spółki z o.o. jest łatwość dostosowywania stopnia zaangażowania kapitałowego wspólników w spółkę. Wspólnicy uczestniczą w spółce z o.o poprzez posiadanie w niej udziałów, a te mogą być bardzo łatwo zbywane zarówno w obrębie dotychczasowych udziałowców, jak i na rzecz osób trzecich. W tym ostatnim jednak przypadku wspólnicy zazwyczaj sami decydują się na istotne ograniczenia chcąc mieć kontrolę nad kręgiem osób z którymi w ramach spółki z o.o. prowadzą biznes.

Uproszczona procedura założenia spółki przez system S-24 jest dodatkowym atutem spółki z o.o. Dodatkowo w takim trybie rejestracji koszty założenia, i tak niewysokie, ulegają dodatkowemu obniżeniu.

Ze względu na to, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest osobą prawną, może ona we własnym imieniu nabywać prawa, m.in. własność nieruchomości, zaciągać zobowiązania oraz pozywać i być pozywaną w postępowaniu przed sądami.

Dodatkowe obowiązki związane ze spółką z o.o.

Mimo wprowadzenia możliwości elektronicznej rejestracji spółki z o.o., spółka z o.o. charakteryzuje się jednakże bardziej sformalizowaną procedurą założenia niż np. jednoosobowa działalność gospodarcza. Rejestracja spółki z o.o. wiąże się z kompletowaniem dokumentacji oraz wymaganiami po jej wpisie do rejestru przedsiębiorców. Należy bowiem spełnić dodatkowe warunki przewidziane przepisami prawa. Począwszy od standardowego założenia rachunku bankowego czy rejestracji spółki jako podatnika VAT, po wpis członków zarządu i wspólników do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Zysk spółki z o.o. może być podwójnie opodatkowany. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest bowiem płatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), a w przypadku, gdy wspólnicy wypłacają dywidendy, są one dodatkowo opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). W praktyce możliwe jest zminimalizowanie kosztów podwójnego opodatkowania w spółce z o.o., ale wymaga to umiejętnego planowania księgowego. Dlatego jeżeli zyski w spółce są znaczne, a spora ich część przeznaczana jest na podatki, to rekomendujemy klientom założenie spółki komandytowej. W takiej spółce komplementariuszem (wspólnikiem ponoszącym odpowiedzialność za zobowiązania) powinna być wtedy spółka z o.o. To połączenie pozwala bowiem na ograniczenie odpowiedzialności wspólników przy jednoczesnym pojedynczym opodatkowaniu zysków ze spółki.

Co do zasady spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mają również obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Ze względu na skomplikowanie tego procesu, często niesie to za sobą konieczność korzystania z usług biur księgowych. Spółka z o.o. jest również objęta obowiązkiem corocznego składania sprawozdań finansowych.

Należy także pamiętać, że zasada odpowiadania za zobowiązania tylko majątkiem spółki z o.o, która stanowi jedną z największych zalet tej formy prowadzenia działalności, przewiduje wyjątek. W przypadku, jeśli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, za jej zobowiązania mogą odpowiadać solidarnie członkowie zarządu, chyba, że we właściwym czasie zgłosili wniosek o upadłość spółki.

Zatrudnienie wspólników w spółce

Wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą nawiązać z nią współpracę na trzy sposoby. Wybór zależy co do zasady od pozycji członków zarządu względem wspólników oraz kosztów, jakie mogą być z tego tytułu ponoszone przez spółkę.

Pierwszą opcją jest powołanie na podstawie uchwały. W przypadku, gdy wspólnicy mają być jednocześnie członkami zarządu, spółki mogą zostać na te stanowiska powołani poprzez stosowną uchwałę zgromadzenia wspólników (na przykład w umowie spółki). W takim przypadku należy również podjąć uchwałę o kwocie wynagrodzenia przyznawanej z tytułu pełnionej funkcji. Należy zaznaczyć, że powołanie na podstawie uchwały wiąże się z brakiem oskładkowania tego wynagrodzenia składkami ZUS. Z jednej strony więc jest to najmniej kosztowna opcja, z drugiej zaś niepłacenie ZUS wiąże się z brakiem zabezpieczenia w zakresie emerytury, renty czy składki zdrowotnej. Istnieje jednak możliwość dobrowolnego opłacania składki emerytalno-rentowej.

Drugą opcja jest zawarcie kontraktu menedżerskiego, czyli umowy o świadczenie na rzecz spółki usług. Do tej umowy, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, stosuje się przepisy o zleceniu. W tym przypadku konieczne jest uiszczanie składek na ubezpieczenie społeczne. Jednakże są one nieco niższe niż w przypadku omawianego niżej stosunku pracy.

W zakresie spółek wieloosobowych, istnieje również możliwość zawarcia ze wspólnikiem, będącym jednocześnie członkiem zarządu umowy o pracę. W tym przypadku zyska on wszelkie uprawnienia pracownicze przewidziane przez Kodeks pracy. Oznacza to jednak konieczność m.in. odprowadzania pełnych składek ZUS czy ewidencjonowania czasu pracy. Jest to więc rozwiązanie najdroższe. Jeżeli spółka z o.o. posiada formę jednoosobową, to wspólnik, który chce zawrzeć z taką spółką umowę o pracę musi m.in. powołać na członka zarządu dodatkową osobę, gdyż sam nie może pełnić tej funkcji.

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością daje więc dużo możliwości, które należy dostosować do potrzeb wspólników i rodzaju prowadzonego biznesu. Jeżeli nie wiesz, czy powinieneś założyć spółkę z o.o., czy inną formę działalności (np. spółkę komandytową) skontaktuj się z nami na adres mailowy office@mblegal.co.